Четкое расписание дня, недели и месяца поднимает продуктивность. По сути тайм-менеджмент — это управление собой и своими ресурсами. Особенно это важно на фрилансе, где четкого графика работы нет, а сдавать проекты надо вовремя.
Команда ROMI center расскажет, как используется тайм-менеджмент, как его применяют удаленные сотрудники и какие современные техники помогают продуктивно использовать время.
Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен
Понятия тайм-менеджмента, продуктивности и занятости часто воспринимают как синонимы. Если в сутках только 24 часа, то как уместить в них работу, личную жизнь и отдых? Тайм-менеджмент не увеличивает количество часов в нашем распоряжении. Зато помогает сконцентрировать продуктивность в рабочие часы так, чтобы те не «расползались» за рамки трудового дня.
Фрилансеры чаще других страдают от сложностей с управлением временем. У офисных работников такая проблема менее заметна: если какой-то час утром вы потратите впустую, зарплата за день всё равно придет в полном объеме. А последующее замечание от начальника заставит сотрудника быстрее закончить отчет и сдать его к вечеру. Фрилансера же никто не подгоняет вживую, а дома всегда немало соблазнов отвлечься.
Техник тайм-менеджмента несколько, использовать сразу все точно не стоит. Разберем особенности управления временем на фрилансе, а затем — 15 современных методик самоорганизации, которые подходят для всех.
Как фрилансеры опираются на тайм-менеджмент
Работа из дома или изматывающая прокрастинация
Вы — фрилансер. Вам нужно ежедневно планировать задачи на сутки, на неделю или месяц. Для крупных проектов вообще приходится оценивать объем работ, скажем, на полгода.
Самая трудная задача, особенно для начинающих фрилансеров или сотрудников, впервые перешедших на удаленку, — не отвлекаться. Рядом с коллегами, даже если они шумят и мешают, не станешь наливать чай каждые 15 минут или кликать по рекламе нового сериала.
Как справиться с прокрастинацией, работая вне офиса?
- Поставьте таймер. Даже на 5-10 минут. Пообещайте себе, что отдохнете после этого рывка — например, умоетесь или пару минут подышите воздухом у окна. Стоит вам интенсивно включиться в работу — и вы, возможно, не захотите останавливаться через 10 минут, так как уже войдете в нужную колею и настрой.
- Пообещайте себе приятное вознаграждение. «Если я сдам статью до 17 часов, то прогуляюсь через парк и куплю себе фруктов».
- Если у вас совершенно нет сил, дайте себе отдых. Это не прокрастинация, а целенаправленное действие, чтобы набраться сил. «Даю себе законные полчаса, чтобы попить чай и вздремнуть, а потом я сажусь за работу и не отвлекаюсь».
- Всегда берите только те задачи, с которыми сможете справиться в срок. Крупные проекты лучше не держать у себя целиком, а скидывать заказчику по частям, если это возможно. Тогда человек будет спокоен, что вы не отложили всё на последний день, а у вас будет мотивация и частые мини-дедлайны.
- Уточняйте, что именно от вас требуется, чтобы не перестараться и направлять усилия точно в цель.
Дедлайны
Форс-мажоры случаются: внезапная поездка, отключение электричества и т. д. Обезопасьте себя от подобных ситуаций:
- держите ноутбук заряженным, чтобы можно было воспользоваться им без света или в пути;
- если у вас часто пропадает домашний интернет, предусмотрите для телефона такой тариф, чтобы раздавать Wi-Fi;
- берите с собой power bank и вообще держите его дома заряженным;
- заранее узнайте о ближайших ТРЦ или коворкингах, где можно найти розетку и доступ к сети.
И что бы ни случилось, обязательно предупреждайте заказчика заранее, если у вас возникли проблемы. Тогда он сможет подсказать, какую часть задачи важно сдать вовремя, а где допустимы задержки.
Подытожим, что делать фрилансеру, чтобы стать таким гуру с картинки:
- оставляйте 3-4 часа в запасе для непредвиденных ситуаций;
- расставляйте задачи по срочности и приоритетности;
- будьте на связи с заказчиком, не отмалчивайтесь при сложностях, а обязательно держите его в курсе;
- будьте жадными на знания и оставляйте время на саморазвитие: участвуйте в семинарах и марафонах, читайте профессиональную литературу и каналы в соцсетях.
Современные техники управления временем
Оценка ресурсов
Перед стартом задайте себе вопрос: сколько времени займет выполнение этой задачи или реализация проекта. Время — абстрактное понятие, поэтому нам бывает сложно понять, что его нельзя растянуть. Представьте, что у вас есть ограниченный шкафчик, туда помещается только 12-16 часов работы. Тщательно отбирайте задачи, которые вы берете на себя сегодня. Не пытайтесь сделать 20-часовую работу за 15 часов — вы только разочаруетесь в себе и сдвинете следующие задания.
Временные карты
Структурируйте свое время на каждый день. 24 часа в течение недели — это 168 часов. Выделите время на сон, на отдых в выходные. Точный план позволит вам не забыть о важных делах — например, сходить на прогулку или в театр.
В будние дни вы сами определяете рабочие часы и расписываете задачи. Для создания расписания можете использовать шаблон ниже или подобный график.
Принцип 4D: Delete, Delay, Diminish, Delegate
В переводе это «удалите, отложите, сократите, делегируйте». Задачи, которые требуют слишком много усилий, но не важны, лучше удалить из плана. Несрочное — назначить на другой день. Сократить — делать задачу в нужном направлении или пойти более простым путем. Делегировать — простые задачи можно отдать подчиненным, если они у вас есть. Или найти недорогого дизайнера, если вы часами мучаетесь с иллюстрациями к статьям.
Матрица управления временем по Кови
Бизнесмен и писатель Стивен Кови описал метод в книге «7 навыков высокоэффективных людей». Задачи разбиваются на 4 категории по срочности и важности.
- Срочно и важно. Восстановить ставший недоступным сайт, поправить уже опубликованную статью, перекрыть сломанную батарею — такие задачи делайте сразу.
- Важно и несрочно. Читать материалы для профессионального развития, пройти курсы — обязательно внесите это в календарь на будущее, хотя бы маленькими порциями.
- Срочно и неважно. Здесь часто оказываются нежелательные перерывы в работе — уведомления из рабочей почты, сообщения от коллег. Если вы сейчас сконцентрированы на задаче, доведите ее до конца или до задуманной точки, а потом просмотрите эти оповещения. Но не затягивайте.
- Несрочно и неважно. Такие задачи наименее ценны и отвлекают от приоритетных дел.
Когда распределите задачи по такой матрице, обратите внимание на квадрат 2. Задачи из него часто откладываются, но они очень ценны в перспективе.
Метод ABC
Задачи разделяются по приоритету: A — самые важные, B — средней важности, C — их можно выполнить в последнюю очередь.
Расставьте дела в порядке от A до C. Можете задать дополнительные приоритеты внутри категорий: A1, B3 и т. д.
Техника сортировки
Методику сформулировали во время наполеоновских войн. По этому принципу определяли, насколько срочные ранения у солдат. Метод можно применить и к делам, почти как в методе ABC:
- требующие немедленных действий, например, подготовка к завтрашнему экзамену или разрешение конфликта с клиентом;
- важные, но несрочные;
- пустая трата времени.
Принцип Парето
Метод иногда называют «80/20». Для большинства дел и явлений 20% усилий дают 80% результата. А 80% времени мы тратим на малозначимые задачи, которые приносят только 20% успеха или доходов.
Начинайте с тех действий, которые дают наибольшие результаты. Можно совместить это с техникой ABC и дать главным задачам приоритет A,
«Съешьте лягушку»
Технику предлагает Брайан Трейси, писатель и эксперт по психологии успеха. Лягушкой он называет самое трудоемкое и неприятное дело, за которое вы очень не хотите браться. Например, неприятный телефонный звонок или внесение серьезных правок по проекту.
Начинайте день с этого дела — самого важного и пугающего. Тогда после его завершения вы вздохнете свободно, оставшиеся задачи будут казаться вам легкими и приятными. Крупную «лягушку» делите на несколько этапов, и начинайте утро именно с этих «порций».
Pomodoro
Технику и особый Tomato Timer создал Франческо Чирилло, владелец Cirillo Consulting. Вы ставите таймер на 25 минут, работаете без отвлечений, а потом делаете перерыв на 2-5 минут. Можно устраивать «помидор» на 50/10 минут, найти особые программы по этому названию или ставить обычный таймер. При таком формате вы будете меньше уставать и успеете погрузиться в работу.
18 минут
Питер Брегман написал одноименную книгу. Он предлагает:
- утром уделяйте 5 минут планированию;
- каждый час работы 1 минуту анализируйте, продуктивно ли вы его использовали;
- каждый вечер 5 минут подытоживайте результаты дня.
Техника домино
Метод предложил эксперт Амит Оффир в книге «24/8». Он советует сосредоточиться на делах, которые окупаются больше остальных. Например, авторские гонорары приносят доход уже после написания книги, хотя вы уже занимаетесь другими задачами.
GTD
«Get the Things Done» — «доводите дела до конца». Метод разработал Дэвид Аллен и описал в одноименной книге. Автор предлагает очистить рабочее пространство, раз в час осматривать пункты задач и то, насколько вы продвинулись, упорядочивать списки и обязательно доводить дело до завершения.
Timeboxing
Метод советует ограничить время работы над конкретной задачей. Как будто вы заключаете время в ограниченную коробку. Запишите дедлайны и регулярно проверяйте, насколько вы в них укладываетесь.
POSEC
Аббревиатура расшифровывается так:
- Prioritize — расставьте приоритеты;
- Organize — организуйте повседневные задачи, например, совместите поход в магазин и прогулку с собакой;
- Streamline and Simplify — оптимизируйте и упрощайте;
- Economize — экономьте свое время, убирайте из сегодняшнего расписания несрочные задачи;
- Contribute — жертвуйте делами, говорите «нет» проектам, которые просто тратят ваше время.
COPE
Технику предложил эксперт по продуктивности Пегги Дункан. Расшифровка:
- Clear — Ясно. Четко обозначьте цели.
- Organized — Организованно. Это касается всего списка дел.
- Productive — Продуктивно. Расставьте приоритеты.
- Efficient — Эффективно. Интенсивно работайте по приоритетным проектам.
Экспериментируйте, узнавайте о современных методиках управления временем больше — и высокой продуктивности вам!